مشاريع ChatGPT للفرق: تعليمات مشتركة في 90 ثانية

ضع عشرة أشخاص من فريق واحد أمام ChatGPT، وستحصل على عشرة ردود مختلفة على رسالة العميل نفسها: نبرة مختلفة، ووعود مختلفة، وأحيانًا خصم لم يوافق عليه أحد. ومشروع ChatGPT ‏(ChatGPT Project) يحلّ أغلب ذلك: مجموعة واحدة من التعليمات المشتركة والملفات المرجعية تبدأ منها كل محادثة داخل المشروع. وهذا إعداد في 90 ثانية، جرّبناه على سؤال عميل واحد.

المشكلة في سؤال واحد

في الفيديو تصل رسالة العميل نفسها إلى ChatGPT مرتين:

مرحبًا، اضطررنا إلى إغلاق المكتب غدًا. هل يمكن نقل موعد التنظيف إلى الأسبوع القادم؟ وبما أن الإشعار متأخر جدًا، هل يمكن خصم 10% من فاتورة هذا الشهر؟

في محادثة عادية كتب ChatGPT ردًا مهذبًا. وافق على تغيير الموعد لكنه طلب من العميل أن يختار يومًا، ولم يذكر رسوم الإشعار المتأخر، ورفض أي خصم لأن «الموارد خُصصت بالفعل». لا شيء فيه غير لائق، لكن أغلبه خطأ بالنسبة لهذه الشركة.

داخل المشروع ذكر الرد البند 4.2 ورسوم تغيير الموعد البالغة 35 جنيهًا إسترلينيًا (وأنها تُلغى مرة واحدة في السنة)، وعرض موعدين حقيقيين من البند 4.3، وحدّد الخصم الودي بـ 5% وفق البند 6.2، مع مراجعة طلب الـ 10% كاملًا مع قائد الفريق. النموذج نفسه والسؤال نفسه، والفرق هو المشروع.

خطوات الإعداد

أنشئ مشروعًا. من الشريط الجانبي افتح Projects وأضف مشروعًا جديدًا، وسمّه باسم يعرفه كل الفريق، مثل «ردود العملاء».
أضف التعليمات المشتركة. افتح قائمة المشروع، ثم Project settings، والصق التعليمات في خانة Instructions، ثم احفظ.
أضف الملفات المرجعية. من صفحة المشروع افتح Sources ثم Add sources، وارفع المستندات التي يجب أن تلتزم بها الردود.
شاركه مع فريقك. استخدم زر Share في صفحة المشروع وادعُ الأشخاص. وكل محادثة يبدؤونها داخل المشروع تستخدم التعليمات والملفات نفسها.

التعليمات المستخدمة في الفيديو

You draft replies to client emails for Brightwell Facilities, an office cleaning company in Manchester.
Use warm, plain British English. Keep replies under 120 words.
Check the Service Terms in this project before promising anything, and name the clause you used.
Never offer a discount above 5%. For more, say you'll check with your team lead.
Offer two concrete visit options from the terms.
Sign off as: Best wishes, [Name], Brightwell Customer Care

ولكل سطر وظيفة:

لمن تكتب وبأي نبرة: يجعل كل الردود تبدو صادرة من شركة واحدة، لا من عشرة أشخاص.
«راجع شروط الخدمة واذكر البند»: هو السطر الأهم، لأنه يُلزم النموذج باستخدام ملفاتك ويجعل كل وعد قابلًا للتحقق.
قاعدة الخصم: تحوّل التقدير الشخصي إلى سياسة، وما يزيد على الحد يذهب إلى شخص مسؤول.
«خياران محددان»: يمنع الردود الغامضة مثل «أخبرنا بما يناسبك» التي تفتح سلسلة رسائل ثانية.
التوقيع: تفصيل صغير، لكنه أول ما يلاحظه العميل عندما يختلف.

الملفات المرجعية

في المشروع ملفان، وكلاهما وهمي صُمم لهذا العرض:

شروط الخدمة ببنود مرقّمة: مواعيد الزيارات، والأسعار، وقاعدة الـ 48 ساعة لتغيير الموعد، ورسوم الـ 35 جنيهًا، وحد الخصم الودي 5%.
أمثلة ردود معتمدة: ردّان واقعيان يوضحان البنية والنبرة المطلوبة، مع ذكر رقم البند داخل النص.

مثالان أو ثلاثة جيدة تفيد أكثر من دليل أسلوب طويل. واجعل الملفات قصيرة ومحدّثة ومرقّمة، لأن النموذج سيقتبس منها.

راجع قبل الإرسال

المشروع يعطي الجميع نقطة البداية نفسها، لكنه لا يغني عن التقدير:

اقرأ كل رد قبل إرساله. تحقق من أن البند المذكور يقول ذلك فعلًا.
حدّث ملف الشروط باستمرار. عندما يتغير سعر أو قاعدة، استبدل الملف في المشروع في اليوم نفسه، وإلا سيظل النموذج يقتبس النسخة القديمة.
لا ترفع إلا ما تسمح به شركتك في أداة الذكاء الاصطناعي المعتمدة. أسماء العملاء والعقود والبيانات الشخصية تحتاج إلى خطة وافقت عليها شركتك.
راجع عينة كل أسبوع. اقرأ خمسة ردود من الفريق وعدّل التعليمات حيث تنحرف.

لماذا يدخل هذا في تدريب الذكاء الاصطناعي

هذا من أول ما أُعدّه مع الفرق في الجلسات التطبيقية، لأنه يحل المشكلة التي يلاحظها المديرون أولًا: كل شخص يستخدم ChatGPT بطريقة مختلفة. وعندما يكون للفريق مشروع مشترك لكل مهمة متكررة (ردود العملاء، والعروض، والتقارير)، تتوقف جودة النتيجة على التعليمات المشتركة لا على من كتب الطلب.

وإن أردت تدريب فريقك بهذه الطريقة على مستنداتكم، فاطّلع على تدريب الذكاء الاصطناعي للشركات.