حوّل ملف سياسة طويل إلى صفحة أسئلة شائعة واحدة باستخدام Claude

معظم الموظفين لا يقرؤون السياسة أبدًا. يسألون زميلًا، أو يخمّنون، أو يرسلون السؤال نفسه إلى الموارد البشرية للمرة العاشرة. صفحة أسئلة شائعة واحدة تحلّ أغلب ذلك، ويستطيع Claude أن يكتب مسودتها من ملف سياسة طويل في نحو دقيقتين. وما يجعل المسودة آمنة للاستخدام ليس التلخيص نفسه، بل قاعدتان في الطلب: كل إجابة تذكر رقم البند الذي جاءت منه، وكل ما لا تغطيه السياسة يُكتب صراحةً بدل التخمين.

هذا الفيديو القصير، ثم الطلب كاملًا وخطوات المراجعة.

ما تحتاج إليه

• السياسة في ملف PDF أو Word. الملف في الفيديو سياسة وهمية من 15 صفحة عن العمل الهجين والسفر والمصروفات.
• Claude على خطة وافقت عليها شركتك للمستندات الداخلية. لا ترفع مستندًا إلا إلى أداة تسمح بها شركتك لهذا النوع من البيانات.
• عشر دقائق للمراجعة بعد ذلك. المسودة تأخذ دقيقتين، والمراجعة تأخذ وقتًا أطول، وهذا طبيعي.

الطلب

افتح محادثة جديدة، وأرفق الملف، والصق هذا النص:

Write a one-page FAQ for employees from the attached policy, grouped under short headings. Reply in the chat, no artifact.
1. List the 15 questions employees are most likely to ask, in plain English.
2. Answer each in two sentences or less.
3. After each answer, cite the section number, like (s. 8.4).
4. If the policy doesn't answer something, write "Not covered in this policy". Don't guess.
5. End with 3 questions employees will ask that this policy doesn't answer.

ولكل سطر وظيفة:

• «الأسئلة التي يرجّح أن يطرحها الموظفون» تجعل Claude يكتب من زاوية القارئ («هل أستطيع العمل من الخارج؟») بدل أن يكرر عناوين بنود السياسة.
• «جملتان أو أقل» تُبقي الصفحة صفحة واحدة. والإجابة الطويلة غالبًا تعني أن السياسة نفسها غامضة في ذلك الموضع.
• «اذكر رقم البند» هي القاعدة الأهم، لأنها تجعل كل إجابة قابلة للتحقق في ثوانٍ.
• «غير مذكور في هذه السياسة، ولا تخمّن» تعطي النموذج طريقة مسموحة ليقول «لا». ومن دونها يميل النموذج إلى سدّ الفراغ بكلام يبدو معقولًا.
• «3 أسئلة لا تجيب عنها السياسة» مراجعة مجانية للسياسة نفسها. في الفيديو أشار إلى أيام الحضور للعاملين بدوام جزئي، والتسهيلات المعقولة، ومصروفات السيارة الكهربائية، ولا شيء منها في السياسة الوهمية.

راجعها قبل أن تنشرها

تعامل مع صفحة الأسئلة الشائعة على أنها مسودة أولى قوية. وقبل إرسالها للموظفين:

1. طابق كل إجابة مع البند المذكور. افتح الملف بجانب الصفحة واقرأ البند المذكور لكل إجابة. وهذا سريع بفضل أرقام البنود.
2. راجع الأرقام والمواعيد مرتين. المبالغ وحدود الأيام ومهل الإشعار هي المواضع التي يكلّف فيها الخطأ الصغير أكثر.
3. قرّر ماذا تفعل بالفجوات. إما أن تجيب عنها في الصفحة بعد سؤال صاحب السياسة، وإما أن تسجلها لمراجعة السياسة القادمة. لا تسمح للصفحة بأن تخترع سياسة.
4. اطلب اعتماد صاحب السياسة. الصفحة ستُقرأ أكثر بكثير من السياسة، فيجب أن تحمل الاعتماد نفسه.

صيغ أخرى تنجح

• دليل المزايا أو دليل الموظف: الطلب نفسه يعمل، وارفع عدد الأسئلة إلى 20 في الدليل الطويل.
• الموظفون الجدد: أضف إلى السطر الأول «اكتب لشخص في أسبوعه الأول».
• المديرون: اطلب «الأسئلة العشرة التي سيطرحها الفريق على مديره، مع البند الذي يحيلهم إليه».
• لغة أخرى: أضف «ثم ترجم الصفحة إلى العربية مع الإبقاء على أرقام البنود» لنسخة ثنائية اللغة، واطلب من متحدث أصلي مراجعتها.

لماذا يدخل هذا في التدريب على الذكاء الاصطناعي

هذا من نوع المهام التي أستخدمها في الجلسات العملية مع الفرق، لأنه يعلّم العادات التي تجعل مخرجات الذكاء الاصطناعي آمنة في العمل: أعطِ النموذج المصدر، واطلب منه أن يستشهد، واسمح له بأن يقول «غير مذكور»، وراجع قبل أن ترسل. والفرق التي تتعلم هذه العادات الأربع على مستنداتها الخاصة تجني فائدة ChatGPT أو Claude من الأسبوع الأول.

إذا أردت تدريب فريقك بهذه الطريقة على مستنداتكم، فاطّلع على تدريب الشركات على الذكاء الاصطناعي.