كيف تطلق ChatGPT أو Microsoft Copilot لموظفيك: خطة تدريب في 30 يومًا

يمكنك إطلاق ChatGPT أو Microsoft Copilot خلال 30 يومًا إذا تعاملت معه كمشروع تدريب وسياسات، لا كعملية شراء تراخيص. الأسبوع الأول للقواعد ومجموعة تجريبية صغيرة. الأسبوعان الثاني والثالث للتدريب العملي حسب الدور الوظيفي. الأسبوع الرابع للقياس واتخاذ قرار توسيع الاستخدام.

تتعثر معظم عمليات الإطلاق لسبب واحد: يحصل الموظفون على ترخيص ورسالة بريد إلكتروني، ثم يعودون إلى روتينهم القديم. هذه الخطة تعالج ذلك. وهي مناسبة لقادة الموارد البشرية والتعلم والتطوير (L&D) في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة وكندا وأستراليا، وتفترض أنك تدفع بالفعل اشتراك ChatGPT Business أو Claude Team أو Microsoft 365 Copilot (أو أنك على وشك ذلك).

كيف تبدو خطة إطلاق الذكاء الاصطناعي في 30 يومًا؟

تتكون الخطة من أربع مراحل: وضع القواعد (الأيام 1-7)، وتشغيل مجموعة تجريبية من 10 إلى 30 شخصًا (الأيام 8-14)، ثم التدريب حسب الدور (الأيام 15-24)، ثم القياس واتخاذ القرار (الأيام 25-30). لكل مرحلة مسؤول واحد ومُخرَج واحد ونقطة مراجعة واحدة. تخطي المرحلة الأولى هو الخطأ الأكثر شيوعًا والأعلى كلفة.

ما الذي يجب حسمه قبل أن يسجّل أي شخص دخوله؟ (الأيام 1-7)

قبل اليوم الأول للاستخدام، احسم ثلاثة أمور: ما البيانات المسموح بإدخالها في الأداة، ومن يملك مسؤولية الإطلاق، وأي الحسابات يستخدمها الموظفون. اكتبها في صفحة واحدة. سياسة قصيرة يقرؤها الناس أفضل من سياسة من 20 صفحة لا يقرؤها أحد. وراجع إعدادات الإدارة مع فريق تقنية المعلومات قبل بدء التجربة.

غطِّ هذه النقاط في الصفحة الواحدة:

• الأدوات المعتمدة. سمِّ حسابات العمل (مثل مساحة عمل ChatGPT Business الخاصة بشركتك أو Microsoft 365 Copilot). وأوضح أن الحسابات الشخصية لا تُستخدم مع بيانات الشركة.
• قواعد البيانات. اذكر ما يُمنع لصقه تمامًا: البيانات الشخصية للعملاء، والبيانات المالية غير المنشورة، وبيانات الاعتماد، وكل ما يخضع لاتفاقية سرية (NDA). وأضف مثالًا بسيطًا لكل بند.
• المراجعة البشرية. انصَّ على أن شخصًا محددًا بالاسم مسؤول عن أي شيء يُرسل إلى عميل أو جهة تنظيمية، أيًّا كانت الجهة التي صاغته.
• الإفصاح. حدِّد متى يجب على الموظفين إبلاغ العملاء أو الزملاء بأن الذكاء الاصطناعي ساعد في العمل.

ثم راجع الجانب التقني. بالنسبة إلى Copilot، توضح Microsoft في وثائقها أنه يعمل ضمن صلاحيات Microsoft 365 القائمة لديك، أي أنه قد يُظهر أي ملف يستطيع المستخدم فتحه أصلًا. لذلك فإن تنظيف صلاحيات SharePoint مهمة حقيقية في الأسبوع الأول، لا إضافة اختيارية (Microsoft Learn: البيانات والخصوصية والأمان في Microsoft 365 Copilot). أما مع ChatGPT أو Claude، فتأكد من إعدادات المسؤول في مساحة العمل ومن يحق له دعوة المستخدمين.

وإن أردت إطارًا تحيل إليه فريق المخاطر لديك، فإطار إدارة مخاطر الذكاء الاصطناعي من NIST مرجع مجاني (NIST AI RMF). وفي المملكة المتحدة تنشر هيئة ICO إرشادات حول الذكاء الاصطناعي وحماية البيانات (إرشادات ICO). وعلى فريقك القانوني أن يؤكد ما ينطبق عليك.

من يشارك في التجربة، وما حجم المجموعة؟ (الأيام 8-14)

اختر من 10 إلى 30 شخصًا من ثلاث وظائف على الأقل، بخليط من المتحمسين والمتشككين. أعطِ كل واحد منهم ثلاث مهام حقيقية من أسبوعه الحالي، واطلب منه تسجيل ما نجح وما فشل في مستند مشترك. التجربة التي تضم متشككين تعطيك بيانات صادقة عن الإخفاقات قبل الإطلاق الأوسع.

اختر المشاركين على هذا النحو:

1. واحد أو اثنان من "الروّاد" في كل فريق ممن يجرّبون الذكاء الاصطناعي بالفعل.
2. اثنان على الأقل من المتشككين الذين سيخبرونك حين تكون المخرجات ضعيفة.
3. مدير واحد يحكم على ناتج العمل، لا على الأداة.

أقِم جلسة انطلاق مدتها 90 دقيقة. اعرض السياسة، وقدّم مثالين مباشرين على عمل حقيقي (غير حساس)، وثبّت عادة التسجيل. ثم اعقد لقاء متابعة من 20 دقيقة في اليوم 11. واطرح ثلاثة أسئلة: ما الذي وفّر وقتًا، وما الذي أنتج مخرجات سيئة، وما الذي لم تجرؤ على تجربته.

سجل الـ prompts هو أثمن مُخرَج في هذه المرحلة. فهو يصبح نواة مكتبة prompts داخلية، مكتوبة بلغة شركتك ومرتبطة بمستنداتك أنت.

كيف تدرّب الناس حسب أدوارهم؟ (الأيام 15-24)

درّب حسب الوظيفة، لا حسب ميزات الأداة. فالمحلل المالي ومسؤول التوظيف ومدير المبيعات يحتاج كلٌّ منهم إلى أمثلة مختلفة. نفّذ جلسات عملية مدتها 90 دقيقة لكل وظيفة، ينجز فيها كل شخص مهمة حقيقية أثناء الجلسة. الشرائح وحدها لا تغيّر العادات، أما التدريب على عمل الشخص نفسه فيغيّرها.

هيكل جلسة قابل للتطبيق:

• 10 دقائق: السياسة من خلال ثلاثة أمثلة.
• 15 دقيقة: عرض لمهمة واحدة من تلك الوظيفة، من البداية إلى النهاية.
• 50 دقيقة: ينفّذ الجميع المهمة بموادهم الخاصة (غير الحساسة)، في ثنائيات.
• 15 دقيقة: مشاركة النتائج، بما فيها الفاشلة، وإضافة أفضل الـ prompts إلى المكتبة.

أمثلة حسب الوظيفة:

في ورش العمل التي أقدّمها أُعلِّم عادة واحدة قبل كل شيء: اطلب من الأداة أن تعرض خطوات عملها، ثم تحقق من الأجزاء المهمة. كما أطلب من المشاركين بناء شيء حقيقي أثناء الجلسة، لأن الناس يثقون بما صنعوه بأنفسهم. وتأتي دوراتي مع كل محاضرة مرفقةً بملف PDF مصوَّر خطوة بخطوة، ليتمكن المشاركون من إعادة التمرين لاحقًا من دوني.

أضِف جلسة قصيرة للمديرين. دورهم أن يضعوا التوقعات (استخدموها للمسودات الأولى، وتحمّلوا مسؤولية النسخة النهائية)، لا أن يراقبوا الـ prompts.

ما الأرقام التي يجب تتبعها؟ (الأيام 25-30)

تتبّع أربعة أمور: المستخدمين النشطين أسبوعيًا، والمهام المنجزة بالذكاء الاصطناعي لكل شخص، وتقديرًا قصيرًا للوقت الموفَّر يذكره الموظفون بأنفسهم، وبلاغات الأخطاء. وادعم الأرقام بخمس أو ست مقابلات. تعامل مع الوقت الموفَّر المُبلَّغ عنه ذاتيًا كمؤشر تقريبي لا كدليل. ثم قرر: المضي أو التعديل أو التوقف، بحسب أهداف حددتها في الأسبوع الأول.

اسحب بيانات الاستخدام من لوحات الإدارة (يوفرها كل من ChatGPT Business وMicrosoft 365). ونفّذ استبيانًا من خمسة أسئلة: كم مرة تستخدمه، ولأي غرض، وكم وفّر من الوقت، وما الذي سار على نحو خاطئ، وفي ماذا تريد التدريب لاحقًا. وكن صريحًا في تقريرك. إن وفّرت التجربة وقتًا قليلًا في بعض الوظائف فاذكر ذلك وعدّل التدريب لتلك الفرق.

حدّد قاعدة القرار مبكرًا. مثال: إذا كان نصف مستخدمي التجربة على الأقل نشطين أسبوعيًا ولم تقع أي حادثة جسيمة تتعلق بالبيانات، فوسّع الاستخدام ليشمل القسمين التاليين. وإن لم يتحقق ذلك فعالج السبب أولًا. وغالبًا ما يكون السبب مهام غير واضحة، لا أداة سيئة.

ChatGPT أم Copilot: هل يغيّر الاختيار الخطة؟

تبقى الخطة نفسها؛ الذي يختلف هو الإعداد. يعمل Copilot داخل Word وExcel وOutlook وTeams ويرث صلاحيات Microsoft لديك. أما ChatGPT Business فمساحة عمل منفصلة يفتحها الناس عن قصد. وينتهي الأمر بكثير من الشركات إلى استخدام الاثنين معًا، لذا درّب على المهام والعادات، لا على أزرار منتج بعينه.

وتنشر Microsoft أيضًا مواد خاصة بالتبنّي، تشمل مكتبات سيناريوهات وحزم نجاح (مركز تبنّي Microsoft Copilot). استخدمها مكمّلًا لجلساتك الخاصة حسب الدور، لا بديلًا عنها.

أين يأتي دور كارم

إذا كان فريق L&D لديك صغيرًا، فقد تحتاج إلى مدرّب من خارج الشركة للأسبوعين الثاني والثالث. أنا مستشار ذكاء اصطناعي ومدرّب مؤسسي مستقل، مقيم في القاهرة. أقدّم أيامًا تدريبية مباشرة عبر الإنترنت وورش عمل لنصف يوم للفرق، على الأدوات التي تدفع الشركة ثمنها بالفعل (ChatGPT Business وClaude Team وCopilot)، إضافة إلى جلسات تنفيذية للقيادات. والتوقيت مناسب للمملكة المتحدة وأوروبا طوال اليوم، ولصباح الساحل الشرقي للولايات المتحدة، ولفترة ما بعد الظهر في أستراليا. التفاصيل والأسعار في صفحة التدريب عن بُعد على الذكاء الاصطناعي. ويمكنك أيضًا تنفيذ هذه الخطة بالكامل داخل شركتك. فالهيكل الموضح أعلاه لا يعتمد عليّ.

الأسئلة الشائعة

كم موظفًا ينبغي أن يحصل على الوصول في الشهر الأول؟ من عشرة إلى ثلاثين يكفي للتعلّم. لا توسّع الوصول إلا بعد مراجعة التجربة في الأيام 25-30، ثم أضف قسمًا أو قسمين في كل مرة حتى تواكب طاقة التدريب هذا التوسع.

هل نحتاج إلى سياسة قبل التجربة؟ نعم، لكن قصيرة. تكفي صفحة واحدة تغطي الحسابات المعتمدة والبيانات المحظورة والمراجعة البشرية والإفصاح لتبدأ. ثم حسّنها بما تعلّمك إياه التجربة.

هل إطلاق Copilot أسهل من ChatGPT؟ هو أسهل في الوصول إليه، لأنه يظهر داخل التطبيقات التي يستخدمها الناس أصلًا. لكنه أصعب في التحضير، لأنه يكشف أي ملفات يستطيع الشخص الوصول إليها أصلًا. فتحقق من الصلاحيات أولًا.

كم ينبغي أن تستغرق كل جلسة تدريب؟ نحو 90 دقيقة، يُخصَّص معظمها للعمل العملي. ثم تُتبع بلقاء متابعة من 30 دقيقة بعد أسبوعين لجمع الـ prompts والمشكلات الجديدة.

ماذا لو لم يستخدمه الناس ببساطة؟ انظر في المهام. غالبًا لم يُعرض عليهم قط مهمة من صميم عملهم. اجلس مع اثنين من غير المستخدمين، وراقب أسبوعهما، واختر مهمة واحدة لتدريسها.

المصادر

• Microsoft Learn: Data, privacy and security for Microsoft 365 Copilot
• Microsoft Copilot adoption hub
• NIST AI Risk Management Framework
• ICO: Guidance on AI and data protection